Política de Tratamiento

1.    GENERALIDADES E IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES


A lo largo de nuestra trayectoria comercial, Gtd Flywan ha conservado algunos de los Datos Personales de nuestros Clientes, Aliados Estratégicos, Proveedores, entre otros, en nuestras bases de datos. Con ocasión a la legislación vigente sobre la Protección de Datos Personales y con el fin de prestar una mejor atención a nuestros Clientes, Aliados y Proveedores, Gtd Flywan informa los Términos y Condiciones de Tratamiento y Administración de los Datos Personales, su Política de Tratamiento de Datos, así como los procedimientos establecidos para que LOS TITULARES de los datos puedan ejercer los derechos establecidos bajo las Leyes de Protección de Datos Personales.

La presente Política de Tratamiento de los Datos Personales, en adelante “POLÍTICA”, establece los Términos, Condiciones y Finalidades bajo las cuales Gtd Flywan obtiene, almacena, usa, suprime y da tratamiento a los Datos de los Proveedores, Clientes, Usuarios del Portal Web y demás personas con las que Gtd Flywan sostiene o ha sostenido alguna clase de relación, en adelante EL TITULAR DEL DATO. 

EL “TITULAR DEL DATO” al aceptar los Términos y Condiciones de GTD Flywan, o de cualquiera de los portales pertenecientes a Gtd Flywan, está aceptando expresamente la siguiente POLÍTICA y genera una autorización expresa para la utilización de sus datos conforme a lo aquí expuesto.

Los presentes Términos y Condiciones aplican para cualquier registro de Datos Personales realizado en forma presencial, telefónica y/o virtual para la vinculación a cualquier producto o servicio Gtd Flywan. EL TITULAR DEL DATO registra o entrega su información de manera libre y voluntaria y reconoce que ha leído y aceptado expresamente los presentes Términos y Condiciones.

En este sentido, se informa que el responsable del tratamiento de sus Datos Personales será GTD FLYWAN S.A.S, identificado con Nit: 900195679-1, con sede principal en la: Calle 53A No. 45- 112, Piso 24 en la ciudad de Medellín, Portal Web: www.gtdflywan.com, línea nacional: 018000424141 y correo electrónico: servicioalcliente@gtdflywan.com

Generalmente, Gtd Flywan se encarga directamente del tratamiento y custodia de los Datos Personales captados y almacenados; sin embargo, se reserva el derecho a delegar en un tercero tal tratamiento. Gtd Flywan exigirá al encargado la atención e implementación de las POLÍTICAS y procedimientos idóneos para la Protección de los Datos Personales y la estricta confidencialidad de los mismos.

Los productos y servicios de Gtd Flywan se encuentran dirigidos a personas mayores de edad; por lo tanto, la presente POLÍTICA e información será para el conocimiento y utilización exclusiva de éstos.

Al final del presente documento, se encuentra el MANUAL DE TRATAMIENTO Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES DE GTD FLYWAN S.A.S. para su consulta. No obstante lo anterior, GTD Flywan, ha diseñado e implementado un MANUAL INTERNO –POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS EN MATERIA DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES– de las mismas, haciendo énfasis, en los mecanismos y tipos de seguridad adoptados, responsables de cada base de datos, medidas, normas, procedimientos, reglas y estándares encaminados a garantizas el nivel de seguridad exigido en la Ley 1581 de 2012, que por confidencialidad de la información y seguridad de la misma, se reserva su publicación.

Esta Política de Tratamiento es de obligatorio y estricto cumplimiento para Gtd Flywan, como RESPONSABLE del Tratamientos de sus datos, así como todos los terceros que obran en nombre de la Empresa, o que sin actuar en nombre de la Empresa, igual tratan sus Datos Personales por disposición de ésta. Tanto EL RESPONSABLE como cualquier tercero, están en la disposición, de observar y respetar estas POLÍTICAS, en cumplimiento de sus funciones y/o actividades aún después de terminar los vínculos legales, comerciales, o de cualquier tipo con Gtd Flywan, De igual manera, deben guardar estricta confidencialidad en relación con la información tratada. Las personas a quienes se les puede suministrar la información, según las condiciones establecidas en la presente Ley son: a) A LOS TITULARES, sus Causahabientes o sus Representantes Legales; b) A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial; c) A los terceros autorizados por EL TITULAR o por la ley. Cuando la solicitud sea formulada por una persona distinta de EL TITULAR y no se acredite su Representación con él, se tendrá por no presentada.

2.     SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

Gtd Flywan se encuentra comprometido con suministrar un uso correcto, respecto al tratamiento de los Datos Personales de sus Clientes y Usuarios de los portales Web, evitando el acceso no autorizado a terceros que permita Conocer, Vulnerar, Modificar, Divulgar y/o Destruir la información que reposa en nuestras bases de datos.

Por tal motivo, se cuenta con protocolos de seguridad y acceso a nuestros sistemas de información, almacenamiento y procesamiento incluidas medidas físicas de control de riesgos de seguridad y a la implementación de un sistema perimetral de seguridad Firewall y detección de intrusos proactivos de primer nivel para mantener salvaguardada la información de nuestros Clientes. Permanentemente nos encontramos monitoreando el sistema.

El acceso a las diferentes bases de datos se encuentra restringido incluso para nuestros Empleados y Colaboradores. Nuestros Funcionarios se encuentran comprometidos con la Confidencialidad y Manipulación Adecuada de las bases de datos atendiendo a las POLÍTICAS sobre tratamiento de la información establecida en la Ley.

3.     RECOLECCIÓN Y ALMACENAMIENTO DE SUS DATOS PERSONALES

Gtd Flywan solicitará los datos necesarios para la prestación del servicio, adquisición de productos e interacción con sus Clientes, así como aquella requerida por el gobierno para el proceso de facturación y pago. En algunos casos, podrá solicitar información adicional y sensible la cual será de libre y voluntaria entrega por parte de los Clientes o Usuarios.

Se ha informado a nuestros Clientes y Usuarios que una vez suministrados sus Datos Personales, de manera voluntaria y libre, a través de la suscripción de CONTRATOS, vía telefónica y/o registro en nuestros portales Web, entre otros, los mismos serán almacenados en la base de datos pertinente de acuerdo al servicio o producto adquirido.

Las bases de datos se encuentran detrás de un firewall para mayor seguridad y los servidores en los que reposan las bases de datos están protegidos físicamente en un lugar seguro. Sólo personal autorizado puede acceder a él y por tanto a los Datos Personales de nuestros Clientes y/o Usuarios.

La Información Personal suministrada por los Usuarios del portal de Gtd Flywan, está asegurada por una clave de acceso a la cual sólo el Usuario podrá acceder fuera de Gtd Flywan, y que sólo él conoce. El Usuario es el único responsable de mantener en secreto, dicha clave y la información incluida. Gtd Flywan, no intentará tener acceso ni conocer la referida clave. Todas las claves de Usuarios se encuentren con un sistema encriptado y es responsabilidad de Usuario salvaguardar esta información.

Para mayor seguridad, Gtd Flywan recomienda a los Usuarios de nuestros portales el cambio periódico de su contraseña de ingreso.

Como es del conocimiento público, ninguna Transmisión por Internet es absolutamente segura, ni puede garantizarse dicho extremo, por lo que el Usuario asume el hipotético riesgo que ello implica, el cual acepta y conoce. Es responsabilidad del Usuario tener todos los controles de seguridad en sus equipos o redes privadas para su navegación hacia nuestro portal.

Gtd Flywan ha implementado mecanismos de seguridad vigentes en el mercado acordes con sus productos, no obstante, a pesar de la debida diligencia adoptada, Gtd Flywan no se responsabiliza por cualquier consecuencia derivada del ingreso indebido o fraudulento por parte de terceros a la base de datos y/o por alguna falla técnica en el funcionamiento.

4.    ACTIVIDADES Y FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS

La Información proporcionada por EL TITULAR DEL DATO a Gtd Flywan se requiere para ser conservada, almacenada, usada, circulada, compartida, comercializada, procesada y/o se le de tratamiento para: a) La prestación adecuada de los servicios y/o productos contratados con Gtd Flywan; b) Realizar encuestas y/o sondeos de opinión sobre productos y contenidos; c) Realizar segmentación de mercado, análisis de consumo y preferencias y d) Evaluar la calidad de los productos y servicios.

Lo anterior podrá hacerse por cualquiera de los medios de contacto informados por usted en el proceso de vinculación a nuestros productos o servicios.

5.    DERECHOS DEL TITULAR DE LOS DATOS PERSONALES

Se le informa al TITULAR DEL DATO, los Derechos que las leyes sobre Protección de Datos Personales le ofrecen y que a continuación se enlistan:

  • Conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales frente a LOS RESPONSABLES de EL TRATAMIENTO o Encargados de EL TRATAMIENTO
  • Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable de EL TRATAMIENTO salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para EL TRATAMIENTO, de conformidad con lo previsto en el Artículo 10 de la Ley 1581 de 2012
  • Ser informado por el Responsable de EL TRATAMIENTO o el Encargado de EL TRATAMIENTO, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus Datos Personales
  • Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen
  • Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en EL TRATAMIENTO no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en EL TRATAMIENTO EL RESPONSABLE o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución
  • Acceder en forma gratuita a sus Datos Personales que hayan sido objeto de EL TRATAMIENTO.

Según el Artículo 20, del Decreto Número 1377 de 2013 por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012, relacionado con la Legitimación para el ejercicio de los derechos de EL TITULAR, podrán ejercerse por las siguientes personas: a) Por EL TITULAR, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición el Responsable; b) Por sus Causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad; c) Por el Representante y/o Apoderado de EL TITULAR, previa acreditación de la Representación o Apoderamiento; d) Por estipulación a favor de otro o para otro.

6.    SOBRE LA AUTORIZACIÓN DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

Según el Artículo 5, del Decreto 1377 de 2013 por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012, Gtd Flywan, adoptará procedimientos para solicitar, a más tardar, en el momento de la recolección de sus datos, la autorización de EL TITULAR para EL TRATAMIENTO de los mismos e informarle los Datos Personales que serán recolectados así como todas las finalidades específicas de EL TRATAMIENTO para las cuales se obtiene el consentimiento.

Los Datos Personales que se encuentren en fuentes de acceso público, con independencia del medio por el cual se tenga acceso, entendiéndose por tales aquellos datos o bases de datos que se encuentran a disposición del público, pueden ser tratados por cualquier persona siempre y cuando, por su naturaleza, sean datos públicos.

Un DATO PÚBLICO es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados Datos Públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los Datos Públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

Para efectos de dar cumplimiento a lo dispuesto en el Artículo 9 de la Ley 1581 de 2012, Gtd Flywan, establecerá mecanismos para obtener la autorización de LOS TITULARES o de quien se encuentre legitimado de conformidad con lo establecido en el Artículo 20 del Decreto 1377 de 2013, que garanticen su consulta. Estos mecanismos podrán ser predeterminados a través de medios técnicos que faciliten a EL TITULAR su manifestación automatizada. Se entenderá que la autorización cumple con estos requisitos cuando se manifieste (i) por escrito, (ii) de forma oral o (iii) mediantes conductas inequívocas de EL TITULAR que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización.

Según el Artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, la autorización de EL TITULAR no será necesaria cuando se trate de: a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial; b) Datos de naturaleza pública; c) Casos de urgencia médica o sanitaria; d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos; e)  Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

7.    MODIFICACIONES A LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES Y AL AVISO DE PRIVACIDAD

Gtd Flywan se reserva el derecho de modificar, en cualquier momento, de manera unilateral, su Política de Tratamiento de Datos Personales y/o El Aviso de Privacidad. Cualquier cambio sustancial será publicado y anunciado con quince (15) días de anticipación a través de su Sitio Web: www.gtdflywan.com. Además, se conservarán las versiones anteriores.

Según el Artículo 13, del Decreto 1377 de 2013 por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012, cualquier cambio sustancial en las Políticas de Tratamiento deberá ser comunicado oportunamente a LOS TITULARES de los Datos Personales de una manera eficiente, antes de implementar las nuevas políticas.

El uso continuo de los servicios o no desvinculación de los mismos por EL TITULAR DEL DATO después de la notificación de la nueva política constituye la aceptación de la misma.

8.    REVELACIÓN DE LA INFORMACIÓN

EL TITULAR DEL DATO, con la aceptación de esta POLÍTICA declara conocer que Gtd Flywan, puede suministrar esta información a las Empresas del mismo Grupo Empresarial y a las Entidades Judiciales o Administrativas y demás Entes del Estado que, en ejercicio de sus funciones, soliciten esta información. Igualmente acepta que podrán ser objeto de procesos de auditoría interna o de auditoría externa por parte de Empresas encargadas de este tipo de control. Lo anterior, sujeto a la confidencialidad de la información.

9.    ATENCIÓN DE CONSULTAS Y RECLAMOS

En cualquier momento, EL TITULAR podrá solicitar a Gtd Flywan, como RESPONSABLE de los Datos Personales, que le proporcione información sobre los mismos, realizar una Actualización, Rectificación, Corrección, Inclusión o Exclusión de la base de datos.

Para la recepción de consultas, reclamos, quejas sobre el tratamiento de sus datos personales o para el ejercicio de los derechos como Usuario o Cliente, podrá comunicarse con Gtd Flywan a los siguientes correos electrónicos: servicioalcliente@gtdflywan.com, o radicar su consulta o reclamo de forma escrita en nuestra oficina principal ubicada en la Calle 53 A No. 45-112, piso 24 en la ciudad de Medellín, dirigida al ÁREA DE SERVICIO AL CLIENTE, quien ha sido designado por la Empresa como RESPONSABLE de la atención de este tipo de consultas y peticiones, en el horario de lunes a viernes de 8:00 a.m., a 12:00 m y de 2:00 p.m., a 6:00 p.m. De igual manera a través de la línea nacional 018000424141.

Según el Artículo 9, del Decreto Número 1377 de 2013 por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012, la solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando EL TITULAR tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.

EL RESPONSABLE y EL ENCARGADO, en este caso Gtd Flywan, deberá poner a disposición de EL TITULAR, mecanismos gratuitos y de fácil acceso para presentar la solicitud de supresión de datos o la revocatoria de la autorización otorgada. EL TITULAR podrá consultar de forma gratuita sus datos personales: (i) al menos una vez cada mes calendario y (ii) cada vez que existan modificaciones sustanciales de las POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN que motiven nuevas consultas.

Para consultas cuya periodicidad sea mayor a una por cada mes calendario, EL RESPONSABLE sólo podrá cobrar AL TITULAR los gastos de envío, reproducción, y en su caso, certificación de documentos. Los costos de reproducción no podrán ser mayores a los costos de recuperación del material correspondiente. Para tal efecto, EL RESPONSABLE deberá demostrar a la Superintendencia de Industria y Comercio, cuando ésta así lo requiera, el soporte de dichos gastos, según se expresa en el Artículo 21, del Decreto Número 1377 de 2013, por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012.

Gtd Flywan dará respuesta al peticionario dentro de los Términos establecidos por la Ley 1581 de 2012 para el caso de consultas y reclamos, respectivamente; para el efecto, la solicitud debe contener todos los datos necesarios y aplicables al derecho de petición para garantizar la oportuna y efectiva respuesta. Además, deberá contener la descripción clara y precisa de los Datos Personales respecto de los cuales EL TITULAR busca ejercer alguno de los derechos.

Toda solicitud, para ser tramitada, debe presentarse por EL TITULAR de los datos o por su Representante Legal; por lo tanto, Gtd Flywan se reserva el derecho de verificar la identidad del peticionario mediante cualquier medio.

Independientemente del mecanismo utilizado para la radicación de solicitudes de consulta, las mismas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los diez (10) días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

Las solicitudes de actualización, corrección, rectificación o supresión de los datos serán contestadas dentro de los quince (15) días hábiles siguientes, contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término se informará al interesado antes del vencimiento del referido plazo los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Gtd Flywan, como RESPONSABLE de EL TRATAMIENTO DE SUS DATOS PERSONALES deberá conservar el modelo del Aviso de Privacidad que utilicen para cumplir con el deber que tienen de dar a conocer a LOS TITULARES la existencia de POLÍTICAS DEL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN y la forma de acceder a las mismas, mientras se traten Datos Personales conforme al mismo y perduren las obligaciones que de este se deriven.

10. PROCEDIMIENTO DE CONSULTAS Y RECLAMOS 

Actividad Responsable Descripción
1 Titular Solicita a Gtd Flywan corrección, exclusión, actualización, rectificación, inclusión de datos, a través de los canales autorizados en el numeral 9 de la presente política
2 Canal autorizado Remite solicitud al administrador responsable de bases de datos 
3 Administrador Da trámite interno de acuerdo a la solicitud recibida
4 Administrador Reporta novedad ante la SIC en el RNBD
5 Administrador Da respuesta al titular

 

11. VIGENCIA DE LA AUTORIZACIÓN DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

EL TITULAR DEL DATO acepta y reconoce que esta autorización estará vigente a partir del momento en que la aceptó, o se presuma su aceptación y durante el tiempo en que Gtd Flywan ejerza las actividades propias de su objeto social.

12. VIGENCIA DE LA POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

La vigencia de la POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN empieza a regir a partir del 31 de julio de 2013 y el periodo de vigencia de las bases de datos será de acuerdo a lo definido en las Tablas de Retención de Gestión Documental  de la Compañía.